Sponsorluk süreç yönetimi konusunda dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan birisi zamanı verimli kullanmaktır. Kurumlar, projelere sponsor olma kararı alırken, projenin zamanlamasının pazarlama faaliyetleri için oluşturdukları planlamaya uymasını tercih eder. Yazımda, sponsor arama çalışmalarına ne zaman başlanması gerektiğini detaylı olarak inceleyeceğim.
Sponsor arama çalışmaları için; potansiyel sponsor kurumlar listelenmeli, kurumlardaki ilgili kişiler belirlenmeli, kişilerle iletişime geçilmeli ve toplantılar düzenlemelisiniz. Tüm bu sürece, projeye ait nitelikli bir sponsorluk dosyanızın olduğu zaman başlanmalıdır. Sponsorluk, karşılıklı iletişim ile gerçekleştiğinden, hem sponsor arayanın hem de potansiyel sponsorların zamanını aldığı aşikardır. Sonuca dönüşebilmesi için zamanlama konusunda doğru hareket etmek gerekir.
Kurumların yıllık bütçe dönemleri genellikle yılın son çeyreğinde gerçekleşir. Bazı durumda planlamalar Ocak ayına da sarkabilir. Okulların, spor ve dizi sezonlarının başlaması da Eylül ayında gerçekleştiğinden, 2. çeyreğin sonu olan Temmuz ayı, yapılan planlamanın gözden geçirilmesine ayrılır. Sponsor arama çalışmalarının, kurumların bütçe dönemlerine denk getirilmesi fayda sağlayacaktır. O halde Ekim, Kasım, Aralık, Ocak ve Temmuz aylarının önemli olduğunu bir kenara not alınmalıdır.
Kurumlar, sponsorluktan elde edecekleri dönüşü mümkün olduğunca arttırmak ister. Karar alabilmeleri için de belli bir süre gerekir. Kurum ne kadar büyük ise bu süre de bir o kadar artmaktadır. Doğru orantılı olarak, yapılacak sponsorluk çalışmasının kapsamı ne kadar büyükse, ihtiyaçları olan zaman da uzun olacaktır.
Kurumların yıllık bütçe planlamaları dışında, alternatif fırsatlar için ayırabildikleri bonus bütçeleri de bulunmaktadır. Bonus bütçeler genelde kısıtlı olmaktadır. Sponsor arama çalışmaları için yukarıda belirttiğim zamanlar geçmişse, kurumların bonus bütçelerine güvenmemek gerekir.
Aşağıda, sponsor arama çalışmaları için ne zaman başlarsak, neler olabileceğini genelleştirerek listeledim.
12 – 18 Ay Önce Başlamak
Türkiye şartlarında pek mümkün olmasa da sponsor arama çalışmaları için ne kadar çok süre ayrılırsa sponsor bulma oranı da artmaktadır. Bir yıldan daha fazla süremizin olduğu projeler, genellikle büyük ölçekli projelerdir. Uluslararası etkinlikler, isim sponsorlukları, ana sponsorluklar gibi seçenekler için bu uzunlukta bir süre yeterli olacaktır. Projemiz büyük çaplı olduğundan, yapılacak anlaşma genellikle uzun süreli bir sponsorluk anlaşması olabilir.
Örneğin, Fenerbahçe Futbol Takımı’nın 2018-2019 futbol sezonu için geçerli bir forma göğüs sponsorluğu anlaşması bulunmamaktadır. Var olan Acıbadem anlaşmasının gelecek sene sürebilmesi veya daha uzun süreli ve kapsamlı başka bir forma göğüs sponsorunun bulunabilmesi için kurumlarla görüşmelere en az 12 ay öncesinden başlanması gerekmektedir. Gelecek sezon planlaması, hedefler ve kurumlara özel projeler sunularak, kurumun büyük çaplı bir anlaşma için yeterli süreye sahip olması sağlanmalıdır.
9 – 12 Ay Önce Başlamak
Sponsor arama çalışmaları için ideal olan süredir. Sebebi ise sponsor arama çalışmalarının, kurumların yıllık bütçe planlaması sürecinde yer almasıdır. Sponsor arayanların, sponsor bulma ihtimalleri oldukça kuvvetlidir.
6 – 9 Ay Önce Başlamak
Başarıya ulaşma şansının hala devam ettiği bir zaman dilimidir. Sunulan proje, kurumun gerçekleştirdiği veya gerçekleştireceği planlama içinde kendine yer bulabiliyorsa, sponsorluğun gerçekleşmesi olasıdır. Projenin kuruma sağlayacağı faydaları net olarak iletmek gereklidir.
3 – 6 Ay Önce Başlamak
Sponsor bulunma olasılığının gittikçe düştüğü bir zaman dilimidir. Büyük çaplı projeler için değil ama küçük çaplı sponsorluk anlaşmaları için değerlendirilebilir. Sponsor arayanlar için pazarlık yapma şansı daralmaktadır. Sponsor bulabilmek için talep edilen bütçeyi düşürme gibi seçenekler değerlendirilebilir. 100.000 TL ve altındaki sponsorluk anlaşmaları için süre yeterli olabilir. Eğer bütçe planlama dönemini kaçırmışsanız, birden fazla kurum ile bonus bütçeleri üzerinden anlaşmalar sağlamak için çalışmalar yapabilirsiniz.
3 Ay Önce Başlamak
Bu süre zarfında sponsor bulabilmek için ya kuvvetli bir iradeye sahip olmalısınız ya da çevrenizi kullanmalısınız. Genellikle kurumların farklı projeleri değerlendireceklerine, ayırabilecekleri bütçelerinin olmadığına veya sponsorluk aktivitesi için yeterli zamanlarının olmadığına dair yanıtlar alabilirsiniz. Eğer talep ettiğiniz bütçe düşük ise alternatifli olarak bir şansınız bulunmaktadır. Yine de sponsor bulunamaması ihtimali daha kuvvetlidir.
Talep Edilebilecek Bütçeler
Talep edeceğiniz bütçe 100.000 TL’ye kadar ise, sponsor arama çalışmalarına her an başlayabilirsiniz. Yukarıda belirttiğim zaman çizelgesine dikkat etmeniz yararınıza olacaktır.
100.000 TL’den büyük, 250.000 TL, 500.000 TL veya daha yüksek sponsorluk bedelleri için en verimli dönem, kurumların yıllık planlamalarını yaptıkları dönemdir.
Sonuç Olarak
Verimli bir sponsorluk süreç yönetimi için, kurumlara zaman tanınması; kurumlara zaman tanınması için, yeterli süreye sahip olunması gerekir. Sponsor arama çalışmaları için stratejik zaman dilimlerinde ilgili kişilerle doğru iletişim yöntemleri ile bağlantılar sağlanmalıdır.
Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…
