Sponsor arama çalışmaları sırasında en çok kullanılan yöntem ilgili kişiye mail atmaktır. Mail atılan kişi ile öncesinde temasa geçmek, maillerin dönüş oranlarını arttırmaktadır. Yazımda özellikle sponsorluklar için telefon görüşmelerinin nasıl yapılması gerektiğine değineceğim.
Bugüne kadar mail ile sponsorluk talebinde bulunan ve cevap olarak “evet sponsor oluyoruz” cevabını alan bir kişi bile tanımadım. Hiç bir kurum kendisine fayda sağlamayacağını düşündüğü bir projeye sponsor olmaz. Olursa da onun adı sponsorluk değil destek veya yardım olur. Sponsor arayanların, kurum yetkilisi ile telefon görüşmesi yapmaktan çekinmesi bilenen bir gerçektir. Çekinmelerin ardında yatan sebepler; reddedilme korkusu ve sürekli erteleme isteği olabilir.
Sponsor arayanların telefonla arama yapma konusundaki temel bahanelerini aşağıda derledim:
- Aramak için çok erken. Öğle arasına girdik. Akşam oldu.
- Şu işimi bitirdikten sonra arayacağım.
- İnsanlar telefonları açmıyor. Ulaşmak çok zor.
- Ya açarsa ne diyeceğim?
Sponsor arama çalışmalarında başarılı olabilmek için telefon görüşmeleri yapmak şarttır.
Konu hakkındaki önerilerimi yedi maddede sıraladım.
1 – Ne Olduğunuza Değil Ne Sunacağınıza Odaklanın
Projenizin ne kadar büyük ne kadar önemli olduğunu anlatmanın kuruma bir faydası yoktur. Sponsorluk talep eden tarafın, sponsorluğu elde edebilmesi için kuruma sağlayabileceklerine odaklanması gereklidir. Kurum için ne yapabilirsiniz? Hangi sorunlarını nasıl çözebiliyorsunuz? Projenin ihtiyaçlarından ziyade kurumun uygulayabilecekleri noktalara odaklanın.
2 – Önceden Tarama Yapın
“Şirketinizin ihtiyaçlarını, planlarını öğrenmek isterim.” gibi bir konsept için telefonu kullanmayın. Kurum ihtiyaçlarının projeniz ile uyumlu olup olmadığını anlayabilmek için telefon görüşmesi öncesinde ön hazırlık çalışmanızı tamamlayın. Kurum çalışanları size merak ettiğiniz bilgileri sağlamak zorunda olmadığı gibi meşgul insanlar olduğundan, cevabı uzun ve detaylı soruları yöneltmenizin bir faydası olmayacaktır.
Kurum Web Sitesi: Kurumun sunduğu hizmet veya ürün hakkında bilgi almak, müşteri kitlesini tanımak, sosyal sorumluluk faaliyetlerini, vizyonlarını ve misyonlarını öğrenmek için önce web sitesini incelemelisiniz.
Kurum Sosyal Medya Hesapları: Kurum hangi sosyal medya kanallarını, nasıl kullanıyor? Hangi iletişim dilini kullanıyor? Takipçileri ile nasıl iletişime geçiyor? Hangi ürünleri ön plana çıkartıyor? Dijital ünlüler ile çalışmış mı? Ortalama gönderi sıklığı nedir? YouTube ve Instagram platformları başta olmak üzere ön analiz yapabilirsiniz.
LinkedIn: Konu ile ilgili doğru kişiyi bulabilmek için birebir adrestir. Kurumun LinkedIn sayfası üzerindeki çalışan kişiler arasında kurumsal iletişim, pazarlama, ürün sorumluları gibi departmanlardan kime ulaşabileceğinizi kestirebilirsiniz. Kişilerin profillerini inceleyerek daha fazla detaya da sahip olabilirsiniz.
Google Taraması: Kurum nasıl basın bültenleri paylaşıyor? Önemsedikleri noktalar nelerdir? Geçmiş sponsorluk çalışmaları hangileri? Google Haberler bölümü üzerinden, şirketin neler yapmak istediğine dair fikir edinebilirsiniz.
Reklam Mecraları: Kurum, hizmetinin veya ürünlerinin reklamı için hangi mecraları kullanıyor? Ne sıklıkta kampanya yapıyor? Google reklamlarını kullanıyor mu? Sorular arttırabilir… Yeri gelir o çok sevilen Adblock programlarını kapatmak; önünden bakmadan geçtiğiniz billboardlara farklı gözle bakmak durumunda kalabilirsiniz.
Tüm araştırmalardan sonra vurucu cümlenizi belirleyebilirsiniz. Örneğin; kurum Y kuşağına ulaşmak istiyor ve projenizin ana odak noktası Y kuşağı ise, telefon görüşmenizin temeli Y kuşağına dayandırılabilir.
3 – Doğru Zamanlama
Telefon görüşmeleriniz için sizlere önerebileceğim en doğru zamanlama Salı, Çarşamba ve Perşembe günleri saat 10.00-12.00 ve saat 14.00-16.00 arasıdır. Çalışanlar belirttiğim saatlerde meşgul dahi olsalar, Pazartesi gününün yoğunluğuna veya Cuma gününün rahatlığına sahip olmazlar. Saat 10.00 ise sabahın erken bir saati değil, neredeyse günün ortasıdır. Öğle arasını boş geçmek, öğleden sonrasında ise akşam saatlerine kalmamak için 14.00-16.00 saatleri arası idealdir.
Kodumuz: “SÇP10-16”
4 – Taslak Konuşma Metinleri Hazırlayın
Taslak konuşma metinleri cankurtaran amaçlı kullanılmalıdır. Konuşacaklarınızı önceden ezberlemek veya projeye hakim olmak çok mühim. Yine de taslak konuşma metinlerine sadık kalmak avantaj sağlamaktadır. Karşı tarafa hissettirmeden kullanılabilirse daha iyi sonuç verir. Bugün, siyasiler bile seçim mitinglerinde halka, ezber yapmak yerine notlarına bakarak veya prompter kullanarak hitap ediyorlar.
Metne sahip olmanın avantajı, telefonun diğer tarafındaki kişiye ileteceğiniz mesajların net olmasıdır. Eğer doğaçlama yaparsanız ve bir noktada sorun yaşanırsa konuşma verimsiz geçecektir. Taslak metniniz, sorulabilecek sorulara yönelik kendi içinde parçalara ayrılabilir. Potansiyel sorulara hazırlıklı olmanız, metin üzerinden de olsa yanıt verebilmenize olanak tanıyacaktır.
5 – Görüşmeyi Fazla Uzun Tutmayın
Söz uçar yazı kalır. Telefon görüşmenizin amacı, toplantı almak olmalıdır. Projenin hangi tarihlerde, nerede gerçekleşeceğinden ve kaç kişiye ulaşılabileceğinden kısaca bahsetmeniz ilk adım için yeterli olacaktır.
Eğer proje dikkat çekici isimleri bünyesinde bulunduruyorsa, isimlerden de bahsedilebilir.
Eğer projenin destekleyicileri arasında bakanlıklar, belediyeler vb. kuruluşlar varsa telefonda bahsetmek yüksek ihtimalle olumlu sonuç verecektir. Ayrıca medya sponsorlukları kuvvetliyse ek bilgi olarak iletilebilir.
Eğer projeye güçlü kurumlar sponsor ise, o sponsorların bilgileri de paylaşılabilir.
Eğer proje ilk senesinde değil, geçmişte başarılı bir şekilde gerçekleşmişse, katılımcı bilgileri veya avantaj sağlayacağını düşündüğünüz proje çıktıları açıklanabilir.
Maalesef gerek metin hazırlamada gerek telefon görüşmesi sırasında kullanılabilecek sihirli bir sos yok. Her proje birbirinden farklı olduğundan, farklı farklı yaklaşımlar gerektirmektedir.
Kurum çalışanları projenizi ilgi çekici bulduysa, toplantı öncesinde ek belgeler isteyebilirler. Sponsorluk dosyanızı, pazarlama planınızı, görsel çalışmalarınızı mail ortamında incelemeyi tercih edebilirler. Sponsorluk dosyanız ve diğer materyalleriniz hazır olmadan kurumlarla telefonda görüşmeyiniz.
6 – Önce Pratik Yapın
Kendi kendinizle veya bir arkadaşınızla konuşma yapmak ile telefonda konuşma yapmak birbirinden farklıdır. Telefonda sesinizin nasıl çıktığını bilmeniz gerekiyor. Telefonda pratik yaparak ve sesinizi kaydederek, neler konuştuğunuzu, hangi seviyede olduğunuzu anlayabilirsiniz. Ne kadar çok tekrar o kadar çok deneyim demektir.
İlk gerçek konuşmalarınızı ise büyük kurumlarla değil de daha küçük çaplı kurumlarla gerçekleştirin. Belli bir noktayı aştığınızda potansiyelinizi büyük kurumlar için değerlendirebilirsiniz.
7 – Moralinizi Bozmayın
Bazı telefon görüşmelerinizde, konuştuğunuz kişi konuya hemen olumsuz olarak yaklaşabilir. Karşı tarafın fikrini değiştirmeye çalışmak size zaman kaybettirir. “Biz sponsor olmuyoruz” gibi keskin cevaplar aldıysanız teşekkür edip diğer görüşmenize hazırlanmanız gerekir. Unutmayın, tamamladığınız her konuşma sizi “evet” cevabına yaklaştırır.
Telefon görüşmelerine ek olarak, karşı taraf sesinizi kullanma şeklinizden bir çıkarım yapabilir. Güldüğünüzü, çekindiğinizi, korktuğunuzu anlayabilir. Hatta deneyiminiz hakkında bile fikir sahibi olabilir. Belirttiğim detaylar sonucu etkileyecektir.
Birkaç madde ile telefonda sponsorluk iletişiminin detaylarını açıkladım. Daha fazlası için iletişimde kalabilirsiniz. Ek sorularınız, görüşleriniz veya deneyimleriniz için yorum bırakabilirsiniz.
Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…
Gayet güzel bir çalışma ve bilgilendirme teşekkürler.