Sponsor Ararken Yapılmaması Gereken 9 Mail Yanlışı


Sponsor arayanların en sık kullandığı yöntem, sponsorluk talepleri için kurumlara mail atmaktır. Sponsorluk talep edilen maillere verilen cevap oranları oldukça düşüktür. Kurumlar, genellikle önceden hazırladıkları taslakları cevap olarak tercih ederler. Yazımda, sponsor arayanların mail kullanımlarındaki öne çıkan 9 yanlıştan bahsedeceğim.

Mail ile Satış Yapmaya Kalkmak

Sponsor olması istenen kurumun pazarlama faaliyetlerini göz önüne almadan, çıkardığı yeni ürün veya hizmetleri göz ardı ederek, sadece projeye odaklı sponsorluk beklentilerinin paylaşıldığı mailler sonuca ulaşmayacaktır.

Yukarıda görmüş olduğunuz mail, tam da anlatmak istediğim detayı açıklıyor. İlk mailde, daha önceden tanımadığı bir kişiden, kuruma faydasını da belirtmeden sponsor olmasını istemek, gönderilen mailin çöpe gitmesine sebep olacaktır.

Birinci mailde odaklanılması gereken şey, kurumun ilgisini çekebilmek ve telefon veya mail yolu ile dönüş almak olmalıdır. Devamında, toplantı sırasında kuruma özel çözümler görüşülerek, kurumu ikna etme noktasında ilerleme kaydedilebilir.

 

Maili Uzun Tutup Çok Detay Barındırmak

Hepimiz, her gün onlarca mail alıyoruz. Markalar bize, genellikle de toplu mail ile ürünlerini veya hizmetlerini satmak adına ulaşmaya çalışıyorlar. Yeni kampanyalarını, indirim kodlarını, yeni ürünlerini bize ulaştırmak adına oldukça gayret sergiliyorlar. Yüzde 10’luk bir mail açılma oranı tüm sektörü mutlu edebiliyor. Yine de tüketiciler olarak bizlerin satın almalarını etkilemeleri için mail yeterli olamıyor. Hatta pek çok kişi belirttiğim maillerden hoşlanmıyor.

Sponsorluk maili atarken uygulanan durum da kurum çalışanlarının verdiği tepki de aynen örnekteki gibi. Eğer 1000 kelimelik, kopyala yapıştır yapılan, kuruma göre özelleşmemiş, proje hakkında bir sürü bilgi içeren, süslü cümlelerin aralara serpiştirildiği alelade bir mail hazırlayıp gönderiyorsanız, kurumların gönderilen maili ciddiye almalarını beklememelisiniz.

İlk maillerde yapılması gereken şey en fazla 3-4 cümle ile konuyu özetleyip, kurumun ilgilenmesi durumunda pozisyon almak olmalıdır.

 

 

İlk Mailde Dosya Eki Kullanmak

İlk iki maddede belirtmeye çalıştığım durumun bir başka versiyonudur. Sponsorluk dosyanız, medya ve pazarlama planınız, afiş çalışmalarınız vb. dosya ekleri gizlice satış yapmaya çalıştığınızı kanıtlar. Henüz karşı tarafın yaklaşımını bilmeden, çok detay belirtmenize gerek yoktur.

Sponsorluk yönetimi yapan profesyoneller genellikle aşağıdaki gibi hareket etmektedir.

  • Sponsorluk maili açılır. (Başlık dikkat çekici değilse açılmayabilir.)
  • Metin kopyala-yapıştır mı? Kurum özelinde bir detay var mı? Yok ise dönüş yapılmaz.
  • Metin uzun mu kısa mı? Uzun ise geri okunmak üzere ertelenir.
  • Sponsorluk dosyası var mı yok mu? Dosya nitelikli değilse dönüş yapılmaz.
  • Beğenilen bir proje var ise proje sahibi ile kısa telefon görüşmesi yapılır.
  • Telefon görüşmesi verimli ise ve yöneticiden de onay geldiyse toplantıya davet edilir.

Eğer bir profesyonel, projeyi tek cümle ile özetleyemiyorsa, projeyi dikkate alacağını söylemek çok doğru olmayacaktır. Proje detayları, profesyonelin, proje sahibi ile iletişime geçmesi sonrasında yani kurumun proje ile ilgilenmesi durumunda paylaşılmalıdır. Büyük kurumların günde onlarca sponsorluk talep maili aldığı unutulmamalıdır.

 

Mailde Net Olmamak

Sponsorluk maillerinde uzun yazılar barındırmanın olumsuz yönde sonuçlandığını belirtmiştim. Maillerin kısa olması da tek başına yeterli olmamaktadır. Asıl amaç olan yetkili ile görüşme yapmak için çok net bazı ifadelere yer vermek gerekiyor. Mail gönderirken, hangi gün, hangi saatte, nerede, niye ve hangi uzunlukta toplantı yapmak istediğinizi belirtmeniz büyük faydalar sağlayacaktır.

 

Beklentinin Yüksek Olması

100 mail bir eşik sınırdır. Örneklemeyi de 100 mail üzerinden yapabiliriz. Sponsorluk talep maillerine dönüş oranları oldukça düşüktür. 100 mail atıldıysa 50 kurumun dönüş yapacağını ummak hayalciliktir. Mail dönüş oranları, hatasız bir şekilde yapılırsa %10-%20 bandında olacaktır. Eğer yazıdaki hatalar uygulanarak mailing yapılmışsa %1-%5 arasında dönüş alınabileceği düşünüyorum. Bu arada her alınan dönüş, olumlu olmayabilir.

Konu Başlığını Alakasızca Belirlemek

Mail gönderirken seçilecek konu başlığı çok önemlidir. Mailin açılma ve okunma olasılığını arttırmak için kısa, doğrudan, dürüst, açık ve net konu başlıkları belirlenmelidir. Tümü büyük harften oluşan konu başlıklarından uzak durulmalıdır. “Bize Sponsor Olun” gibi irite edici başlıklar da tercih edilmemelidir.

 

Maili Birden Fazla Kuruma Aynı Anda Yollamak

Çok fazla zaman kaybetmeden olabildiğince çok kuruma ulaşmak için aynı maili toplu halde farklı farklı kurumlara göndermeniz hatadan çok amatörlük olacaktır. Sponsorluk, kestirme yoldan gidildiğinde değil; üzerinde yeterince zaman ayrıldığında verimli olmaktadır. Her zaman e-postalarınızı bir kerede gönderdiğinizden ve kurum için özel olarak hazırlanmış bir e-posta oluşturduğunuzdan emin olmanız, e-postalarınızın okunmasına ve otomatik olarak silinmemesine yardımcı olur.

 

Tasarımlı Mail Kullanımı

Son dönemlerde popüler olan ve Mailchimp gibi mail gönderim araçlarının sunduğu özel tasarımlı mail içerikleri, sponsorluk için değil, duyuru için kullanıldığında sonuç getirmektedir. Sponsorluk için gönderilecek bir mailde özel tasarımlar hazırlanmasına gerek yoktur. Genelde tasarımlı mailler, kurum adına özelleştirilemediğinden etkili olmamaktadır. Okuyucuların daha düz ve sade metinleri tercih ettiği unutulmamaktadır.

Hatırlatma Yapmamak

Sponsorluk için mail kullanımında bana göre karşılaşılan en büyük problem mail hatırlatması yapmamaktır. Çoğu mail, gönderildikten 24 saat sonra unutulmaktadır. Eğer 3 veya 5 güne kadar yanıt alamadıysanız gönderdiğiniz maile cevaben bir hatırlatma maili atmalısınız. Hatırlatma maillerine dönüş oranı oldukça yüksektir.

 

Sonuç Olarak

Kurumlarla iletişime geçme noktasında günümüzün en önemli araçlarından biri olan mail kullanımı, sponsorluk dünyasında da oldukça kullanılmaktadır. Dokuz maddede sıralayabildiğim olumsuz tutumlar, sponsorlukların önüne geçebilir. Eklemek istediğiniz bir hatalı kullanım var ise lütfen paylaşınız.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç
H. Alper Koç. 2007'den beri sponsorluk, pazarlama, tuzak pazarlama, iletişim ve organizasyon konularıyla ilgilenmekten mutluluk duyuyorum. Türkiye'nin ilk 360° Sponsorluk Ajansı olan Anasponsor & Sponsorluk Dosyası Kurucu Ortağı

Yorumlar 0

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Sponsor Ararken Yapılmaması Gereken 9 Mail Yanlışı

log in

reset password

Back to
log in
x
Bizi beğendiniz mi ?Her gün muhteşem yazıları okumak için beğenin.