Yeni Nesil Tanımlama ve İşgücü Yönetimi “İdenfit”

Günümüzde insan kaynağı ve verimliliğin önemi her geçen gün artmaktadır. Bu bağlamda şirketlerin insan kaynakları birimleri ve üst düzey yöneticilerinin dikkate alması, geliştirmesi ve yönetmesi gereken birçok konu vardır. Bu konuların sağlıklı yönetilebilmesi ise ancak doğru ölçümleme ile mümkündür. İnsan kaynağını ve verimliliği önemseyen birçok işletme bugün personel ve görev dağılımı takibi yapmaktadır. Personel ve işgücü yönetiminde kullanılan geleneksel yöntemler maalesef ki beraberinde birçok hataya sebebiyet verebilmektedir. Bu durum işlerin aksamasına ve ekstra maliyete neden olmaktadır.

İşte bu noktada, geleneksel yöntemlerin aksine firmalara hızlı ve pratik çözümler sunan bulut tabanlı Idenfit, zamandan ve maliyetten tasarruf ettirirken insan kaynakları yöneticilerinin iş yükünü de büyük oranda hafifletiyor.

Idenfit, personel takip sistemlerine getirdiği yenilikler ile şirketlerin en önemli yapı taşlarını, personellerini ve genel olarak iş güçlerini kolay ve güvenli bir şekilde tanımlamalarına, izlemelerine ve yönetmelerine olanak sağlıyor. Modüler yapısı sayesinde küçüklü büyüklü birçok şirketin farklı ihtiyaçlarına yönelik çözümler üretmektedir. Kullanıcılar Idenfit ile istedikleri zaman, internet bağlantılarının olduğu her yerden sistemlerine ulaşabilme ve sistemlerini yönetebilme özgürlüğüne sahip oluyorlar. 

Türkiye’de ve Dünyada bir ilk 

Verimli bir işgücü yönetimi için gerekli olabilecek tüm modülleri bünyesinde toplayan, modülleri birbirine entegre olabildiği gibi istenildiğinde ayrı ayrı da kullanılabilen “Idenfit” benzeri olmayan bir platform. 

Öne çıkan bazı Modüller;

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü 

İnsan kaynakları uzmanları tarafından oluşturulan ik modülü ile çalışanlara ait tüm özlük bilgileri, zimmet bilgileri, performans, eğitim, sağlık ve döküman bilgilerine kolayca ulaşılabiliyor ve çalışanlar ile ilgili tüm süreçler zahmetsiz yönetiliyor. Gelişmiş IK modülü, çalışanın iş yerine adımını attığı ilk günden, çıkış yaptığı güne kadarki tüm dataları tutuyor. Bulut sisteme kaydedilen tüm bu datalar ile istenilen formatta raporlama yapılabiliyor. İnsan kaynakları süreçlerinin bu şekilde planlı ve profesyonel bir şekilde yönetilmesi departmanının iş yükünü hafifletirken  çalışan deneyimini de arttırmış oluyor. 

Idenfit İnsan Kaynakları Modülü ne gibi kolaylıklar sağlıyor?

360 Derece Performans Yönetimi

Ölçümleyemediğinizi yönetemezsiniz, tanımlayamadığınızı da ölçümleyemezsiniz.” Prof. Dr. Robert Kaplan, Harvard Business School.

Performans, bugün birçok işletme için en önemli konulardan biri. Çalışanlar arasındaki adaleti sağlayabilmek ve verimliliği ölçümleyebilmek için oldukça gereklidir. 

Idenfit’in 90, 180, 270 ve 360 derece performans yönetimi ile ne kadar büyük bir organizasyonda olursanız olun, istediğiniz her yerden çalışan performansları ile ilgili tüm süreçlere hakim olabilirsiniz.

Performans değerlendirmeleri personellerin kendileri, astları, üstleri ve eşdeğerlerinin yapabileceği derecelendirme sistemidir. Günümüzde birçok İK Uzmanı, çalışanların performanslarını değerlendirmek için excelde formlar oluşturarak tüm çalışanlara gönderiyor. Sonrasında tek tek toplayıp raporlar hazırlıyor. Tahmin edildiği gibi bu süreçler fazla zaman ve çaba gerektirir. Bulut tabanlı Idenfit 360 derece performans yönetiminin hazır ve özelleştirilebilir performans değerlendirme formları ile zamandan ve iş gücünden tasarruf ettiriyor.

Idenfit’te değerlendirmeler periyotlar bazında KPI (Anahtar Performans Göstergesi) belirlenerek değerlendirmeler yapılıyor.

Idenfit özlük dosyası

4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de; işverenin, yönetimi altında çalışan her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiği belirtilir. Kanuna göre, işverenler söz konusu özlük dosyasında, işçiye ait kimlik bilgilerinin yanında düzenlemekle yükümlü olduğu tüm resmi belge ve kayıtları saklamak ve gerek görülmesi durumunda bu belgeleri yetkili kişilere göstermekle yükümlüdür. İşçi hakkındaki tüm bilgileri, dürüstlük kuralları ve yasal zemin çerçevesinde kullanmak ve işçinin çıkarları doğrultusunda gizli kalması gereken bilgileri gizli tutmak zorundadır. 

Pek çok farklı görevi bulunan insan kaynakları personelleri, özlük dosyalarının takibinde kimi zaman zorlanabilir ve yaşanabilecek herhangi bir aksaklık işverene para cezası olarak geri dönebilir. Idenfit’in akıllı İnsan Kaynakları Modülü ile personel operasyonlarına ayrılan zaman ve mesai hissedilir oranlarda azalır. Idenfit özlük dosyası,

  • Kimlik, finansal, sosyal medya, yetkinlik vb. gibi personele dair birçok bilgiyi barındırır.                                                                                                                           
  • Personelin giriş çıkış bilgileri, yaklaşan izinleri ya da geçmişe dönük aldığı izinler aynı panel üzerinde kolayca görüntülenebilir.
  • Sistem özelleştirilebilir alanlar tanımaktadır.
  • Personelin kişisel verileri KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) kuralları gereğince anonim olarak tutulur.
  • Personeller ile ilgili tüm bilgilere mobil ya da web üzerinden istenilen herhangi bir zaman internetin olduğu her yerden ulaşılabilir. 

Feedback ( Geri Bildirim )

Yöneticiler ve çalışanlar arasında anlık; performans, görev atama, anket veya durum güncellemesi bildirimleri.

Onboarding – Offboarding

Personellerin işe alım ve işten çıkış süreçlerinin kusursuz bir şekilde takip edildiği sistem. İşe alım ve işten çıkış süreçlerinde yaşanabilecek aksaklık ve eksikliklerin en aza inmesi için tüm süreç otomatik olarak yönetilir. Böylelikle tüm departman ve çalışanlar işlemlerden haberdar ediliyor.

Eğitim Yönetimi

Sürekli gelişim ve üretkenlik için, personellerinin mesleki gelişimlerini önemseyen firmalar, iş süreçleri içerisinde eğitimler düzenleyebiliyorlar. Idenfit, iç veya dış kaynaklarla sağlanan bu eğitim süreçlerinin ve sonuçlarının takip edilmesini sağlar.

Belgeler

Personellerin diploma, sertifika, ehliyet, kimlik kartı, fesih belgeleri, sözleşmeleri, uygunluk formları ve doğrudan doldurdukları tüm belgeler dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanıyor. İstenilen zamanda, internetin olduğu her yerden kolaylıkla ulaşılabiliyor.

Maliyet

Personellerin prim, maaş, yol yardımı, çocuk yardımı vb. durumlarının şirkete olan maliyeti şeffaf olarak tutulur. Böylelikle yöneticiler, her bir çalışanlarının haftalık veya aylık olarak şirkete olan maliyetini bilir ve kolaylıkla yönetiyorlar.

Yan haklar

Özel sağlık sigortası, araba, spor salonu üyeliği vb. gibi yan hakların hangi personele verileceğinin, hangi personellerin hangi yan haklara sahip olacağının yönetimi yapılıyor.

Giderler

Şirket bünyesi içinde veya dışında yapılan harcamalar, tüm giderler gerçek zamanlı olarak takip edilebilir. Personeller nerede olurlarsa olsunlar makbuzların fotoğrafını çekip direkt sisteme anlık olarak yükleyebiliyorlar. Yöneticiler böylelikle giderlerden anlık haberdar olabiliyorlar. Tüm giderler sistemde kayıtlı olarak tutuluyor. 

Sağlık 

Çalışanların sağlık durumları, kullandıkları ilaçlar, alışkanlıkları, kısacası tüm sağlık geçmiş bilgileri sistemde kayıtlı tutuluyor.

Zaman Yönetimi Modülü

Firmanın sağlıklı şekilde işleyebilmesi için eksiksiz olarak gerçekleştirilmesi gereken süreçler arasında puantaj takibi olarak da bilinen Zaman Yönetimi yer alıyor. Puantaj takibi konusunda yapılabilecek herhangi bir hata, hem personelin motivasyonu hem de ilgili iş yerinin yasal sorumlulukları açısından ciddi problemler ortaya çıkarabiliyor.

Zaman yönetimi, çalışanların tanımlanması ve işe giriş-çıkış kayıtlarının tutulması için tasarlanmış bulut tabanlı bir sistemdir. Idenfit’te zaman yönetimi, geleneksel yöntemlerden uzak, en yeni teknolojileri kullanarak, manuel müdahaleleri mümkün mertebe azaltarak, puantajın kökten uca bir sistem üzerinde akmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

Puantaj takibi yapan birçok sistem puantaj için gerekli olan ham bilgiyi (giriş-çıkış kayıtları) işletmelerden almaktadır, yani, ham bilgi excel veya tek bir teknolojiyi destekleyen programlar ile manuel olarak girilmek zorundadır.  Bu sistem aracılığı ile, çalışanların işe giriş ve çıkış yaptıkları saatler sisteme otomatik olarak kaydolur. 

Peki Idenfit veriyi nasıl alıyor?

Idenfit yalnızca puantaj takibi yapmakla kalmayıp puantaj için gerekli ham bilgiyi mobil, tablet uygulamaları veya biyometrik ve RFID okuyucular aracılığıyla alır, verileri sisteme online olarak otomatik aktarır ve bu verileri bulut sunucularda yedekler. Böylelikle, çalışanların fazla veya az mesailerinin hesaplanmasında, çalışma sürelerinin kaydının tutulmasında önemli kolaylıklar sağlar. Yöneticiler sistem üzerinden o gün hangi çalışanlarının iş yerinde hangilerinin iş yeri dışında olduklarını gerçek zamanlı olarak kontrol edebilirler. Şirket politikasına göre vardiya planı ve mola planı yapılabilir. 

Zaman Yönetiminde Öne Çıkan Özellikler;

  • Resmi tatiller otomatik olarak sisteme tanımlanır. Bunlara ek olarak firma özelinde tatiller, personel izinleri ve personellerin vardiyaları istenilen şekilde özelleştirilebilir.
  • Oluşturan vardiyalara göre haftalık veya aylık olarak önceden belirlenen periyotlarda sistem dışı fazla mesai veya eksik mesai bilgileri yöneticilere raporlanır. Puantaj alanında kontrolün tamamen sizde olmasına olanak sağlar.
  • Yönetici kendisine gelen geri bildirimler ve raporlar ile anlık olarak haberdar olur. Raporlar istenilen formatta alınabilir. 
  • Geleneksel yöntemler ile yapılması en karmaşık işlemlerden biri de geçmişe yönelik hesaplama yapmaktır. Idenfit’te manuel müdahale gerekmeksizin ya da excel vb. sistemlere ihtiyaç duymadan tekrar tekrar hesaplama yapılabilmesini sağlar.  Ne demek istiyoruz? Geçmişe yönelik bir hesaplama yapmak istediğimizde giriş-çıkış ve revizelerinizi sisteme yeniden yüklemek zorunda kalmazsınız, çünkü sistem zaten bu verileri sizin yerinize çeşitli uygulamalar ile veritabanında saklamaktadır.
  • Çeşitli vardiya parametreleri ile şirket kültürüne uygun olarak kişinin puantajını hesaplar. 
  • Eksik bilgi kayıtları veya vardiya atanmamış günler ay sonu büyük krizlere yol açabilmektedir. Idenfit’in kullanıcı dostu paneli ile bu tür problemli kayıtları anlık olarak gösterilmektedir. Böylece kriz oluşturabilecek durumlardan çok önceden haberdar olunup, önlem alınabilir.
  • Geçmişe dönük tüm çalışma süresi bilgileri gelişmiş bulut sistemine kaydedilir ve istenilen formatta raporlama yapılır.
  • Web üzerinden özel yetkilendirmeler aracılığı ile tüm personellerin yetkilerine uygun ekranlar açılabilir.

İzin Yönetimi Modülü

Idenfit izin modülü ile, insan kaynakları için uzun ve karmaşık olan izin süreçleri tek bir tıklama ile sonuçlandırılabilecek kadar kolaylaştırılır. İlk talepten son onaylamaya kadar tüm süreç birkaç tıklama ile halledilebilir. Google entegreli Idenfit izin modülü akıllı ve esnektir.

İzin Yönetiminde Öne Çıkan Özellikler;

  • Idenfit, dilediğiniz kısıt ve koşullarda izin yapısı tanımlanmasına olanak sağlar.
  • Bir izni tüm personeller için oluşturabileceğiniz gibi departman, cinsiyet, medeni durum gibi ayırt edici özellikler özelinde tanımlama sağlar.
  • Kişilere izin onaylama yetkisi tanımlanabilir. Onay mekanizmaları kademelendirilebilir. Onaylayıcılar izin bazında değişebileceği gibi, personel ve departman bazında da değişebilir. Tanımlanan bu izinler toplu atanabildiği gibi, personel bazında da takvim üzerinden atanabilir. 
  • Personel bu izinleri kolayca mobil veya tablet uygulama üzerinden talep edebilir. 
  • Talep edilen bu izinler anlık olarak yöneticilere sistem bildirimi, mail ya da sms olarak gider. Yöneticiler izinleri onayladıklarında bir üst yönetici tanımlıysa ona, değilse direkt olarak onaylanır. 
  • Yıllık izin süreleri şirket tarafından belirlenir. 
  • Idenfit izin yönetimi, yorucu yıllık izin hesaplama süreçlerini sizin yerinize yapar. Personel her izne çıktığında ilgili izin hakkı izin bakiyelerinden otomatik olarak düşer. Sistem bunu otomatik olarak kendi yapar, manuel müdahale gerektirmez.

Görev Yönetimi Modülü

İşgücünün doğru bir şekilde yönetilebilmesi için, görevlerin doğru bir şekilde düzenlenmesi gerekir. Görevlerin, kim tarafından nerde, ne zaman nasıl yapılacağını takip etmek hem zamandan tasarruf sağlar hem de işgücünün verimli kullanılmasını sağlar. 

Idenfit görev modülü çalışanların anlık, rutin ve sürekli görevlendirmeler ile takip edilebildiği, yönetilebildiği ve raporlanabildiği bulut tabanlı bir sistemdir. Proje ve süreç özelinde görevler oluşturulabildiği gibi bağımsız görevler de oluşturulabilir. Oluşturulan bu görevler bir ya da birden fazla çalışana atanabilir.

Yöneticiler yetki ataması yaparak ve takımlar oluşturarak görev ataması yapabilirler. Bu görevleri kategorilere ayırabilir ve görevlere lokasyon tanımlayabilirler. Personeller mobil uygulama üzerinden bağlı bulundukları takıma atanan görevleri,  kendilerine özel atanan görevleri ve genel görev listesine atanan görevleri görebilirler. Genel görev listesinden kendi üzerlerine görev alabilirler. Tüm bunlara ek olarak uygulama üzerinden acil durumlarda anlık bildirimde bulunabilirler. 

Güvenlik Yönetimi Modülü

Güvenlik sektörüne özel çözümler üretmek için hem yazılım hem de donanımsal olarak tasarlanan güvenlik modülü, sürekli olarak kontrol edilmesi gereken güvenlik noktalarını denetlemeye olanak sağlar. Yaygın olarak kullanılan, kağıt üzerinde devriye turu kontrolü yapmak güvenli ve verimli bir metod değildir. Idenfit güvenlik yönetimi ile, yöneticiler gerçek zamanlı olarak hangi personelinin hangi turda olduğunu, eksik atılan turları, yarım kalan turları görebilirler. Böylelikle sahadaki tüm olaylara hakim olabilir, anlık olarak takip edebilir ve yönetebilirler. Sistem aynı zamanda tur esnasında çalışanların karşılaştıkları acil durumları fotoğraf, video ve ses aracılığı ile anlık olarak bildirebilecekleri şekilde tasarlanmıştır.

Devriyeler tamamlandığında toplanan bilgileri gelişmiş bulut sistemine kaydeder ve istenilen formatta raporlama yapar.

Devriye yönetiminin en yeni yolu Idenfit Güvenlik Yönetiminde öne çıkan özellikler;

 IP68 sertifikalı, su geçirmez ve düşmeye dayanıklı el terminali

 Gelişmiş Bas Konuş Özelliği

 Gelişmiş Yönetim Paneli

 Yeni Web Arayüzü

 Bulut Teknolojisi

 Gerçek Zamanlı Bildirimler

 Anlık Fotoğraf, Video ve Ses Gönderimi

 GPS Takip Özelliği

 Mandown Özelliği

Push to Talk – Konuşma Modülü

Push to talk modülü ekip üyelerinin gerekli durumlarda birbirleri ile iletişim halinde olabilmeleri için geliştirilmiş bir modüldür. Tek bir tuş ile istenildiği kadar kişi ya da gruplar ile sesli ve görüntülü olarak iletişime geçmeye olanak sağlayan bir sistemdir. Talk modülünü kullanabilmek için mobil internet veya wifi bağlantınızın olması yeterlidir.

Mobil cihazlar ve internete bağlı bilgisayarlar üzerinden kullanılabilir. İstenildiğinde tek bir kişi ile iletişime geçilebildiği gibi, grup kurarak birden fazla kişiyle de iletişime geçilebilir.

Son 50 anonsu tekrar oynatabilme özelliği

Konuşma grupları (kanal) oluşturabilme özelliği

Roller oluşturup kişilere rol atayabilme özelliği

Önceden belirlenmiş yetkilinin tüm anonsları kesip anons gönderebilme özelliği

Gerekli durumlarda grup içi görüntülü konuşabilme özelliği

Yetkili kişilerin tüm kullanıcılar ile aynı anda görüntülü olarak konuşabilme özelliği

Web panelinden tüm konuşmaları dinleyebilme özelliği

Webden sahadaki kişilerle sesli veya görüntülü konuşabilme özelliği

Offline Mod

Devriye sırasındayken bazı bölgelerde Wİ-Fİ veya Sim bağlantısı kurulamayabilir. Personel yine de görevine kaldığı yerden devam eder. Bağlantı tekrar kurulduğunda tamamlanmış olan görevler ve bildirimde bulunulmuş olaylar sisteme yansıtılır ve böylece iş aksamamış, belirlenen zaman içerisinde bitmiş olur.

Mandown Özelliği

Güvenlik görevlisinin düşme, bayılma vb. durumlarda cihazın ayarlanabilir hassasiyet özelliği ile anlık olarak yöneticilere bildirim ile haber verilir.  Idenfit ve diğer modüller hakkında detaylı bilgi almak için idenfit.com’u ziyaret edin.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir