Sponsorluk Dosyası Neden ve Nasıl Hazırlanır?

Sponsorluk Dosyası, projenize/organizasyonunuza sponsor ararken başvurulan en önemli gereksinimdir. Neredeyse her proje sahibi, sponsor bulabilmek için bir sponsorluk dosyasına ihtiyacı olduğunun farkındadır. Yine de hazırlanan dosyaların asıl amaçlarını yitirdiğini, sadece yapmış olmak için yapıldığı gözlemliyorum.

Sponsorluk dosyanız, kurum çalışanları tarafından incelendiğinde, proje hakkında bilgi alabilecekleri, kurumları ile projenin nasıl uyum sağlayabileceğini görebilecekleri ve akıllarında oluşabilecek tüm sorulara cevap alabilecekleri şekilde oluşturulmalıdır.

Dolayısıyla sponsorluk dosyası hazırlamak için ciddi anlamda bir ön araştırma gerekmektedir. Sponsorluk dosyası, bir tasarımcının, kuzenin, arkadaşların “2 günde hazırlayabildiği” bir dosya olmamalıdır. Unutmamak gerekir ki tek başına sponsorluk dosyası sponsor bulmanızı sağlayamaz. Sponsorluk dosyası sadece, sponsor bulmak için kullanılan bir araçtır.

Geçmiş dönemlerde yazdığım “Sponsorluk Dosyasında Olmaması Gereken 10 Şey” başlıklı yazıyı da pekiştirmek amaçlı inceleyebilirsiniz.

Kurumların Dikkat Etmedikleri İçerikler

Herhangi bir kurumun, “Bu projenin misyonu çok güzel, o halde kesinlikle sponsor olmalıyız” gibi bir şey düşündüğünü sanıyorsanız çok yanılıyorsunuz. Kurumlar, sponsorluk dosyasında sizinle veya projenizin detayları ile ilgilenmek yerine kurumlarına olan katkısını incelemek isterler.

Kalıp gibi kullanılan; giriş, yönetici önsözü, misyon, vizyon gibi kısımlara yer ayırmak yerine sponsorluk haklarının faydalarını detaylıca gösterebilirsiniz.

Projenizin tüm detaylarını en ince ayrıntısına kadar dosyanızda barındırmanızın kimseye katkısı yoktur. Eğer kurum sponsorluk ile ilgilenirse, kuruma özel detaylı bir doküman hazırlanabilir; Ancak kurumun proje hakkındaki yorumunu bilmeden gerekli gereksiz içeriklerin sponsorluk dosyanızda yer almaması çok önemlidir.

Maliyet tablonuz kurum çalışanının karar vermesini olumlu yönde etkilemez. Sponsorluğu para kazanmak için değil, projeyi daha verimli halde gerçekleştirmek üzere istediğinizi karşı tarafa aktarmaya çalıştığınızı biliyorum; Ancak maliyet tablosunu, sadece kurum sizden talep ettiğinde paylaşmanız yerinde olacaktır.

Yukarıdakilerden bağımsız olarak dosya çeşitliliğini de ayrıca incelemek gerekebilir. Örneğin; bir film projesinin sponsorluk dosyasında detaylı sinopsis, yönetmen yorumu, ekibin geçmişi, oyuncuların CV’leri gibi kısımlar tamamen es geçilen kısımlardır. Bu noktaları dosyaya eklemeden de film projesinin kaliteli bir yapım olacağı, tecrübeli bir ekip tarafından gerçekleşeceği ve kurum sponsor olması halinde büyük faydalar kazanabileceği bilgisi karşı tarafa aktarılabilir.

Başka bir örnek olarak, genellikle fuar-kongre-konferans dosyalarında karşılaşılan “Neden Sponsor Olmalısınız” başlığı ile olabilecek tüm klişe pazarlama cümlelerinin kopyala-yapıştır yolu ile eklendiği sayfaların varlığı, fayda yerine zarar getirmektedir.

Örnekleri sporcu, kulüp, espor, dergi, kültür-sanat gibi alanlar ile de çoğaltabiliriz. Eğer farklı bir projeniz var ise yardımcı olmam adına benimle iletişime geçebilirsiniz.

Sponsorluk Dosyasında Hangi İçeriklere Yer Vermeliyiz?

Kurumların sponsor olma kararı alırken dikkat ettikleri bazı noktalar bulunur. Kurumların Sponsor Olma Amaçları başlıklı infografiğe buraya tıklayarak erişebilirsiniz. Sponsor olma kararları her projeye göre değişkenlik gösterse de ortak noktalarını aşağıdaki gibi belirleyebiliriz:

Proje Özeti, Hedef Kitle Detayı, Medya Gücü, Sponsorluk Hakları ve İletişim Bilgileri kısımları 5 ana içerik olgusudur.

Proje Özeti; Sponsorluk istediğiniz faaliyeti, kurum çalışanının anlayabilmesi için çok kısa içerikten oluşan ve 5N1K sorularına cevap veren giriş kısmıdır.

Hedef Kitle; sponsor olacak kurum için kimlere ulaşabildiğinizin tarif edildiği kısımdır. Hedef kitle detayı dosyada bulunmazsa; kurumlar, hedef kitlelerinin örtüşüp örtüşmediği konusunda bilgi sahibi olamaz ve sponsor olma kararı vermekte zorluk yaşarlar. Ulaşabildiğiniz kitlenin yaş oranı, kadın-erkek oranı, sosyo ekonomik statüleri gibi temel bilgiler elzem olarak dosyada bulunmalıdır.

Medya Gücü; tarif edilen kitleye nasıl ve hangi kanallardan ulaşılacağı konusunda kurumlara bilgi verir. Geleneksel ve yeni medya kanallarını proje kapsamında nasıl değerlendireceğinizi tarif eder. Sponsorluğun, halkla ilişkiler aracı olarak kullanılabileceğini unutmamak gerekir.

Sponsorluk Hakları; belki de dosyanın en önemli elementidir. Sponsorluk karşılığında, kurumların hangi problemlerini nasıl çözebileceğinizi detaylıca açıklayacağınız kısım olmalıdır. Sadece “logonuzu şu alanlara koyarım” gibi eskimiş, katma değeri olmayan ifadeler yerine; daha yaratıcı, kurumun ürünü veya hizmeti özelinde, onların iletişim diline uygun halde, onların yöntemlerini projede nasıl uygulayabilecekleri ve dolaylı yoldan neler kazanabilecekleri belirtilmelidir.

Sponsorluk hakları özelleştirmek ve fiyatlandırmak uzmanlık gerektiren bir konudur ve üzerine zaman ayrılması gerekir. Ana – Resmi – Destek gibi sponsorluk kategorileri belirleyip, tek bir tablo üzerinde karşılaştırmalı olarak göstermek kullanılan bir yöntemdir. Bir örnek için tıklayabilirsiniz.

İletişim Bilgileri; kurum çalışanının muhatap olacağı yetkili kişinin isim, ünvan, telefon ve mail gibi temel bilgilerinin yer aldığı kısım olmalıdır. Pek çok dosyada iletişim kısmı bulunmadığından, yazıda belirtme gereği duyuyorum.

Sonuç Olarak

Sponsorluk dosyaları öncelikle tasarımıyla etkileyerek kendisini okutmalı, içerik kalitesi ile dikkat uyandırmalı ve sponsorluk hakları ve fiyatlandırması ile kurumların ilgisini çekmelidir. Kurum çalışanlarının akıllarında oluşabilecek tüm sorulara yanıt veren ve gerçekten kuruma sağlanacak faydalara odaklanan dosyalar, her zaman diğerlerine göre öne plana çıkmaktadır.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…