Hayatınızı Kolaylaştıracak 9 E- Posta Kuralı


İş hayatında günde milyonlarca e-mail alıyoruz. Bazen işin içinden çıkılmaz hale gelen, yığınla biriken e-postalardan sonsuza dek kaçmak istiyoruz. İşte, sizlere kişisel e-postalarınız kolaylaştıracak 9 ipucu!

1) Anında Geri Dönüşler Yapın!

Bildiğimiz en iyi ve en yoğun insanların çoğu, yalnızca bizim için değil, az sayıda gönderen seçmek için değil, herkes için e-postalarında hızlı bir şekilde hareket etmektedir. Gelen maillere duyarlı olup anında cevaplar vermek sizi olumlu bir iletişime doğru sürükleyecektir.

Böylece ekibiniz ve meslektaşlarınız sizi önemli tartışmalara ve kararlara dahil etme ihtimalini arttırabilir ve herkes için duyarlı davranarak, kurmaya çalıştığınız düz, meritokratik kültürü güçlendirir. Bu tepkiler oldukça kısa olabilir, “anladım” bizim favorimizdir. Hızlı bir şekilde yanıt verme yeteneğinizden emin olduğunuzda, kullanıcılara yanıtın ne anlama geldiğini tam olarak söyleyebilirsiniz. Cevap vermeyenlerin çoğunluğu ‘‘ ben şuan çok meşgulüm ve eğer görüşlerimi merak ediyorsanız bir süre daha beklemeniz gerekiyor’’ mesajını vererek işlerin daha da içinden çıkılmaz hale gelmesine sebep oluyor. Bu yüzden maillere hızlı cevaplar vermek sizi büyük bir kargaşadan çekip kurtaracaktır.

2) E posta Yazarken Kullandığınız Kelimeler Önemlidir, Gereksizlerden Kaçının!

Göndereceğiniz e posta için açık ve net olun. Bu sizi hem yanlış anlaşılmaktan hem de gereksiz kelimelerden kurtaracaktır. E postayı göndermeden son bir kez okuyun, gözünüze ‘‘fazla’’ gelenleri bir çırpıda ortadan kaldırın. Başlarda size fazladan bir yük gibi gelen bu ipucu zamanla çok şey katacak.

 

3) Gelen Kutusunu Sürekli Temizleyin!

Gözler yaşlıı. Okunmamış 1500 mail mi? Hangimizin okunmamış maili yok ki? Gelen maile cevap vermek için önce hangisini seçiyorsunuz? Ya da ne kadar vakit harcayarak istediğiniz maile ulaşıyorsunuz? İşte tüm bu uğraşlardan kurtulmak ve zaman tasarrufunda bulunmak için işi biten mailleri hemen silin. Sonuçta onlar bir anı olarak sizinle yaşamayacak. Önemli olan ve daha sonra size lazım olacak mailleri yıldızlayıp ayrı bir klasöre taşıyarak dilediğinizde ulaşıp zaman kaybını engelleyebilirsiniz!

4) E- postanızı LIFO Yöntemiyle Kullanın.

İlk giren ilk çıkar. Haklı bir isyan kabul ediyoruz. Bir üst aşamada bahsettiğimiz gibi aslında işi biten maile ‘‘sıradakiiiii’’ nidalarıyla anında kurtulabilirsiniz. Zaman günümüzün en önemli silahı iken vaktinizi boşa harcamayın. İlk gelen mailin işini bitirip anında ortadan kaldırın.

5) Yönlendirici Sizsiniz!

Unutmayın mail size ait ve siz bu mailin hem yöneticisi hem de yönlendiricisisiniz. Gün sonunda maillerinizi kontrol ederken gelen yararlı bir bilgiyi takım arkadaşlarınıza yönlendirerek mailin unutulmasını ve altlarda kalıp gecikmesini engelleyebilirsiniz.

6) BCC Özelliğini Neden Kullanıyorsunuz?

Bir iş için birden fazla kişiyle mailleşmeniz gerektiğinde hepsini tek noktada toplamak oldukça zordur. Bu yüzden kullandığımız bcc için doğru kişileri doğru envanterler ile etkinleştirmeyi unutmayın ve mutlaka işini tamamlayan insanları bcc den çıkartarak kargaşaları engelleyin. Böylelikle kısa sürede işlerinizi sonuca ulaştırabilirsiniz.

7) Bağırmayın! E posta Gönderirken Saygı Çerçevesine Dikkat Edin

Söz uçar yazı kalır parodisini asla unutmayın. Gönderdiğiniz e postalarda yanlış kelimeler kullanmaya özen gösterin. Ancak illaki bağırmanız gerekiyorsa elektronik yoldan bunu yapmayı daha kolay.

8) Taleplerini Takip Etmeyi Kolaylaştırın

Takip etmek istediğiniz bir işlem öğesini  birine gönderirken kendinizi de maile kopyalayın, ardından notu “takip” olarak etiketleyin. Bu, yapılmayan şeyleri bulmanızı ve takip etmenizi kolaylaştırır; orijinal notu “Bu iş bitti mi” sorusuyla yeni bir girişle yeniden göndermeniz yeterlidir.

9) Aramalarınızı Kolaylaştırın!

Daha sonra hatırlamak isteyebileceğinizi düşündüğünüz bir şey varsa, içeriğini açıklayan birkaç anahtar kelime ile birlikte kendinize yönlendirin. Bir düşünün, bunu daha sonra nasıl arayacağım? Buna göre belirli anahtar kelimeler belirleyin ve daha sonrasında işlerinizi kolaylaştırın. Bu sadece e-postalar için değil, aynı zamanda önemli belgeler için de kullanışlıdır.

 

Yukarıdaki ipuçları ile hem gününüzü hem de işinizi kolaylaştırmanız oldukça basit!

 

Yorumlar 0

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Hayatınızı Kolaylaştıracak 9 E- Posta Kuralı

log in

reset password

Back to
log in
x
Bizi beğendiniz mi ?Her gün muhteşem yazıları okumak için beğenin.