Kararı sürüncemede bırakmayın
Sizden sponsor olmanızı isteyen proje sahiplerini üzmek istemediğinizi biliyorum. Bu sebeple onlarla iletişiminizde bir açık kapı bırakma yolunu tercih ediyor olabilirsiniz. Bu durum, sponsor arayanlar için bir umut kapısı olduğundan ve gerçeği yansıtmadığından ciddi anlamda olumsuz bir durumdur.
Eğer çeşitli sebeplerden ötürü olumsuz bir karar aldıysanız, sponsor arayanlara ümit vermek yerine direkt olumsuz olarak dönebilirsiniz. Bahane olarak kullanılan “aslında sponsor olmak isteriz ancak tüm bütçeler kapandı” söylemi yerine sponsor olmama kararınızın asıl sebebini açıklayın. Sponsorluk dosyalarının veya projelerinin yeterli olmadığını veya uygulamaya geçecek kadar zaman kalmadığını belirtin. Sponsor arayanlara aralık kapı bırakmanız, aslında gerçekleşmeyecek bir ihtimal için onların sizi ikna etmelerine olanak tanıyabilir.
Sponsor arayanların hoşuna gitmese bile, net cevaplar her zaman daha kullanışlıdır. Kişilere olumsuz olarak dönerken kabalık yaptığınızı düşünmeye gerek yoktur. Sonuç olarak hiçbir sponsor arayana bir şey borçlu değilsiniz. Aşağıda vereceğim örnekteki gibi “açık ve net“ bir cevap vermeniz yeterli olacaktır.
“Sunduğunuz sponsorluk teklifine olumlu olarak dönemeyeceğimizi belirtmek isteriz. Sponsorluk dosyanız, eksik, özelleştirilmemiş ve markamızın hedeflerine ve hedef pazarına hitap etmemektedir.”
Karar verme sürecini çok uzun tutmayın
Yüzlerce sponsorluk teklifinin markalara ulaştığını biliyorum. Gelen projelerin pek çoğunun oldukça kötü ve yatırım yapılmayacak seviyelerde olduğunu da. Hepsini incelemek isteseniz diğer işlerinize ayıracak zamanınız kalmayabilir. Hatta gelen başvurulara olumsuz olarak dönmek bile başlı başına bir iş olabilir.
Sponsorluk talepleri bir yığın gibi birikir. Muhtemelen maillerinizi her kontrol ettiğinizde okunmamış halde bekleyen pek çok teklifi görüyorsunuzdur. Sadece mail olsa iyi; masanıza ulaşan basılı sponsorluk dosyaları, proje içeriğini barındıran CD’ler, mail bekleyenler, telefonla arayanlar…
Aldığınız başvurulara dönüş yapmak için yeterli zamanı bulduğunuzda farklı tablolarla karşılaşabiliyorsunuz. Pek çok projenin çoktan gerçekleştiğini görünce hem cevap vermeyeceğiniz için bir rahatlama hem de cevap vermediğiniz için bir suçluluk duygusuna sahip olursunuz. Günde çok başvuru alındığında hem nitelikli projeler gözden kaçabilir hem de gereksiz bir kalabalıkla baş etmeye çalışabilirsiniz.
Tüm bu süreç hem sponsor arayanlar hem de sizler için olumlu değildir ve bu durumu düzeltebilirsiniz. Eğer sunulan projenin kötü olduğunu düşünüyor veya uğraşmak istemiyorsanız, mail kutusunda bırakmaktansa (veya okumadan silmektense) bizlerin uyguladığı modeli deneyebilirsiniz. Kurumsal “Sponsorluk Kriterleri” dokumanı hazırlayabilir ve kısa bir yazı ile sponsor arayanlarla paylaşabilirsiniz.
“İlginiz için teşekkür ederiz.
Paylaşmış olduğunuz teklif, karar alabilmemiz için ihtiyacımız olan yeterli içeriğe sahip değildir. Bu sebeple teklifinizi değerlendirmeyeceğiz. Sizlerle ekte “Kurumsal Sponsorluk Kriterlerimizi” paylaşıyorum. Kriterlerimize uygun bir format ile yeniden iletişime geçebilirsiniz.”
Hatta kriterlerinizi internet sitenize ekleyerek, gelen kötü taleplerin pek çoğunu aza indirgeyebilirsiniz. Kurumunuza telefon ile ulaşıp, “sponsorluklarla ilgilenen birisine bağlanmak istiyorum.” şeklinde gelen talepler için de operatörün internet sitesine yönlendirmesini sağlayabilirsiniz. Eğer kişisel değil de “sponsorluk@markaismi.com” gibi ortak cevapladığınız bir mail adresi var ise gelen mailere otomatik olarak aşağıdakine benzer bir yazı ekleyebilirsiniz.
“Bizlerle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Başvurunuzu en kısa zamanda değerlendireceğiz. Ortalama yanıt süremiz X haftadır.
İnternet sitemizde de belirttiğimiz gibi “Kurumsal Sponsorluk Kriterlerimiz” bulunmaktadır. Eğer kriterlere uymayan bir teklif sunduysanız projenizi değerlendirmeyeceğiz ve sizlere özel bir dönüş sağlamayacağız.
Kurumsal Sponsorluk Kriterlerimizi “buradan” indirebilirsiniz.”
Kriterleri belirlemek ve her yerden erişilebilir kılmak sayesinde aldığınız sponsorluk tekliflerinin sayısı azalacağı gibi nitelikli başvuruların sayısı da artacaktır. Eğer sponsorluk kriterleri dosyanızı oluşturma konusunda destek isterseniz, bizlere ulaşabilirsiniz.
Satış Odaklı Sponsorluklar Yapmayın
Sponsorluğun gerçekleşme amaçlarından birisi de satışları arttırmaktır. Bazı kurumlar, sponsor olmaları veya organizasyona katılmaları halinde stantları üzerinden satış yapmak isteyebiliyorlar.
Kurumun ürün veya hizmetinin satışını üstlenmek bir proje sahibinin görevi değildir. Proje sahipleri, deneme yapmanız veya satın alma niyetini, tercihini ve sadakatini etkilemek için projede güçlü bir platform sağlayabilirler, ancak satış tamamen kurumun sorumluluğundadır.
Eğer sponsor olma kararı alırken, sponsorluk bedeli için “Satış odaklı hedefler yerine getirildiğinde X TL daha verilir” gibi bir şart koyarsanız ve sponsor arayan bu duruma açık ise kullanabilirsiniz. Yine de bir organizasyona sadece satış yapma amacıyla sponsor olunmamalıdır.
Paranın gücüne kapılmayın
Sponsorluk için ayırabileceğiniz en yüksek bütçeyi biliyorsanız, bunu gizli tutabilirsiniz. Ancak aynı bütçe ile size sunulan haklardan daha fazlasını istemeyin. Daha fazla veya özelleştirilmiş bir hak istiyorsanız, maliyetlerine katlamanız gerekebilir. Bu bahsettiğim durum sadece iyi potansiyele sahip projeler içindir. İyi hazırlanmış sponsorluk dosyalarında, kuruma özel, kuruma fayda sağlayacak haklar belirlenmiş ise arkasında uzun bir emek vardır. Bu emeği hiçe sayarak, şartları zorlaştırmanız veya fazla taleplerde bulunmanız büyük bir kazanç sağlamaz.
Bu konuya bir de yenilenecek sponsorluk anlaşmalarını ekleyebiliriz. Sponsor arayanlar her zaman daha büyük sponsorluklar peşindedir. Bu sebeple sonraki yıllar için yenilenecek sponsorluk görüşmelerinde isim sponsorluğu, ana sponsorluk gibi seçenekleri düşünüp düşünmediğinizi sorabilirler. Bu noktada bütçe de artacaktır. Eğer projeden faydalandığınızı düşünüyorsanız, aynı bütçe ile bir üst seviyeden sponsor olmayı talep etmeyiniz.
Eski usul bilgiler talep etmeyin
Eğer ilgilediğiniz veya sizlerle paylaşılan bir projenin gerçekten içerik ve tasarım açısından iyi hazırlanmış bir sponsorluk dosyası var ise lütfen bu dosyayı detaylıca inceleyin. Proje sahiplerinden hali hazırda dosyada mevcut olan bilgileri bir daha paylaşmalarını istemeyin.
Sponsorluğunuzu değerli kılacak şey medya eşdeğeri değildir. Projenin medya yansımaları var ise sponsorluğu olumlu yönde etkiler; ancak sponsorluk medya eşdeğeri ile ölçülemez. Bu bilgiyi talep ettiğinizde, sponsor arayanlar ya bu bilgiyi size sağlayamayacaktır ya da yanlış/sahte ve abartılmış bilgiler sunacaktır. Medya takibi bilindiği üzere yüksek maliyet gerektiren bir durumdur ve pek çok proje sahibi bu lükse sahip değildir.
Medya eşdeğerini talep etme sebebiniz, karar alma sürecini hızlandırmak ise sponsor arayanlardan daha verimli taleplerde bulunabilirsiniz. Kurumun sponsorluktan en iyi faydayı elde etmesi için, yapmak istediklerinizi sponsor arayanlarla paylaşarak, özel projeler üretebilirsiniz.
Size sunulan sponsorluk haklarının her biri için ayrı ayrı fiyat istemeyin. Örneğin; websitesinde logo konumlandırma ve isim hakkını kullanmanın ayrı ayrı bir fiyatlandırması bulunamaz. Sponsorluk bedelleri maliyetlerle doğru orantılı olarak projenin değeri ile ilgilidir. Eğer fiyat konusunda karşı bir düşünceniz var ise karşı teklif sunabilir veya müzakere yapabilirsiniz.
[easy-tweet tweet=”Sponsorluk dosyası, sponsor olma kararı alırken o kadar da önemli mi?” hashtags=”sponsorluk”]İlk olarak sponsorluk dosyasını talep etmeyin
Henüz bir görüşme yapmadan, ilk olarak sponsorluk dosyasını istemeyin. Gerçekten iyi şekilde hazırlanmış, kurumu çalışmış sponsor arayanlar o tünelin sonunu görebilirler. Markanız, pazarlarınız ve hedefleriniz hakkındaki anlayışlarını göstermek isteyen, hedeflerinize ulaşmak için yatırımınızı nasıl kullanabileceğinizi ve gerçekten iyi bir partner olabileceklerini kanıtlamak isteyen proje sahiplerini, dosya talebinizle yarı yolda bırakmayın.
Sponsor arayanlar, ilk izlenimin çok önemli olduğunun farkındadır ve müzakerelerde ilk adımlarının güçlü olmasını isterler. Genel bir teklif istemek veya tek sayfalık proje özetlerini talep etmeniz bu adımı çok kısıtlar.
Dosya istemek yerine; hedefleri, hedef pazarları ve önceliklerini tartışmak için sponsor arayanlarla telefonda beş-on dakikalık bir görüşme yaparak, sponsor arayanların tamamen özelleştirilmiş bir teklif oluşturmalarını sağlayabilirsiniz. Eğer bu uzunlukta telefon görüşmesi yapmak istemiyorsanız, yukarıda belirttiğim “Sponsorluk Kriterleri” nizi belirli öncelikleri işaret ettiğiniz bir not ile birlikte paylaşabilirsiniz. Bu iki durum da daha iyi tekliflerin gelmesini sağlayarak karar vermenizi ve kurum içinde harekete geçmenizi kolaylaştıracaktır. Bu iki görüşmeyi yapmadan ulaşan sponsorluk dosyaları hiçbir taraf için verimli olmayacaktır.
Sonuç olarak
6 ana maddede toparladığım bu önerilerin hiçbirisini uygulamak zor değil ve sizlere zaman kaybettirmez, aksine zaman kazandırabilir. Önerilerim tüm taraflara fayda sağlayacaktır. Kurumların ihtiyaçları ve kararları konusundaki bariyerlerini kaldırması tüm sektörü kalkındıracaktır.
Yorumlarınızı bekliyorum,
Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…
