10 Maddede Sponsorluk Dosyasında İstenmeyenler

Sponsorluk dosyaları, kurumlarda bıraktığınız ilk izlenim olabilir. Kurumlar, sponsor olma kararlarını alırken sponsorluk dosyasını detaylıca incelerler. Sponsorluk dosyalarının amacı proje sahibinin nelere ihtiyacı olduğunu belirlemesi değil; potansiyel sponsor kurumlara neler sunulabileceğini aktarması olmalıdır. Yazıda bahsedeceklerim, dosyanın tasarımından ziyade içeriği ile ilgilidir.

Erken not: Yazı uzundur, 3-4 dakikanızı ayırmanız gerekebilir. Yazıyı paylaşarak daha çok kişinin erişmesini sağlayabilirsiniz.

Kapakta Kurum Logosu

Sponsorluk dosyalarını kuruma özel halde hazırlamak her zaman en doğru olanıdır. Standart haklar sunmak yerine, kurumun ilgilenebileceği hakları sunmak sizleri görüşmelere 1-0 önde başlatacaktır. Kurum özelinde hazırlanan sponsorluk dosyalarında kapak görseli olarak o kurumun logosunu eklemek, sizlere bir artı katmayacaktır. Sadece kapakta logo koymak, kurum özelinde bir dosya hazırlandığı anlamına gelmez.

Eğer dosyada yer alacaksa bile, logoların, kurumsal kimliklerde yer alan logo kullanım modellerine uyumlu bir şekilde kullanılmasına çok dikkat edilmelidir. Yanlış ölçekte kullanılan bir logo, düşük çözünürlüklü veya kurumun eski bir logosunun dosyada yer alması iyi bir durum değildir.

Kapakta logo kullanımı genellikle kurum çalışanının etkilenmesi için yapılır. Oysaki durum bunun tam tersidir. Kurum çalışanları kapaktaki logo yerine, dosyanın geri kalanında onlara özel içeriklerin yer almasından etkilenecektir.

Eğer kapak görselinde, dosyanın o kuruma özel olduğunu hissettirmek istiyorsanız, logo yerine yazı ile kurumun adını belirtebilirsiniz. Logo kullanımını ise taslak görseller üzerine konumlandırma çalışmaları ile (örneğin, sponsorun logosunun bir billboard üzerinde olması gibi) gerçekleştirebilirsiniz.

Yönetici Özeti – Önsöz Sayfası

Yönetici özeti ve önsöz sayfaları, dosyanın geri kalanının okunmamasına yol açar. Merak edilirse, sponsorluk bedeli öğrenilir ve dosya ile ilişki kesilir. Sponsor arayanın bu durumu öngörerek dosyanın bütününün okunmasını sağlaması gerekir. Dosyanın bütünü okunmalı ki kuruma olan yararlar kurum çalışanlarına aktarılabilsin. Kurumlar da daha rahat karar alabilsinler.

Yönetici özeti sayfaları yerine tek sayfalık “Genel Bakış” sayfası ekleyebilirsiniz. Etkinlik hakkında 5n1k sorularına cevap veren, projeyi bir iki cümle ile tanımlayacağınız bir sayfa ilgi çekici olacaktır.

Hakkınızda Kısmını Uzun Tutmak

Sponsorluk dosyasında 7-8 sayfa boyunca projenin ne kadar değerli olduğunu, amacınızı, hedefinizi, misyon, vizyon kısımlarını, projenin iç dinamiklerini detaylıca sunmanıza gerek yoktur. Sponsorlar sizin projenizle değil onlara neler sunabileceğinizle ilgilenirler. Projenin genel hatlarını 1-2 sayfada tamamlayabilirsiniz. Çok uzun sponsorluk dosyalarının okunma oranları düşüktür.

Sponsorluk dosyanızı bir proje dosyasından farklı kılmanız gerekir. İçerisinde 12 punto ile tam sayfa yazılar barındırmayın. Olabildiğince büyük ve okunaklı yazı tipleri ile olabildiğince kısa yazılar dosyada yer almalıdır. Az yazı ile derin içerikler sağlayabiliyorsanız dosyanın okunma oranı, dolayısıyla sponsor bulma oranı artacaktır. Kurum çalışanlarının dosyanızdaki her detaya ayıracakları zamanı olmadığını belirtmem gerekir.

İyi bir sponsorluk dosyasında bulunan her kısım bir amaca hizmet etmelidir. Proje hakkındaki detaylar çok uzun tutulmamalıdır. Yukarıda belirttiğim gibi bir “Genel Bakış” sayfası ile geri kalan verilerin karşı tarafa lanse edileceği ayrı 1-2 sayfa projenin ilgi çekmesi için yeterlidir.

Hedef kitle verileri, demografik veriler bir sponsorluk dosyasında olmazsa olmazlardandır. Hatta demografik verilerle birlikte “Psikografik” denilen, ulaşılacak kitlenin duygusal yaklaşımlarına da yer verilmelidir. Kitlenin nelerden hoşlandığı, nelere dikkat ettiği gibi detaylar kurumun, hedef kitleyi anlamasına yardımcı olacaktır. Bu sayede farklı aktivasyon planları uygulayabilirler. Dosyanın geri kalanında kurumlara değer katabilecek faydaları açıklamanız beklenir.

Başkan veya Üst Düzey Yönetici Profilleri

Bazı sponsorluk dosyalarında ise proje hakkında üst düzey bir yöneticinin 1 tam sayfayazısı bulunmaktadır. Bu kısmın bulunma amacı, o yazıyı yazan kişinin projenin arkasında olduğu ve dolayısıyla kurumların projeye daha sıcak yaklaşmalarını sağlamaktır. Ancak hiçbir kurum bu yazılardan etkilenip sponsor olma kararı almaz. (Eğer ikili ilişkileri varsa ve kurumsal değil de “tamamen duygusal” bir sponsorluk gerçekleşecekse zaten sponsorluk dosyasına da ihtiyaç olmuyor.) Bu sayfalar, kurum sponsor olma kararı alırsa kurum ile paylaşılabilir.

Eğer projenize ait bir internet siteniz var ise projeyi yürüten ekip detaylarını bu kısımlarda paylaşabilirsiniz.

“Neden Sponsor Olmalısınız” Sayfası

Sponsorluk dosyasının hazırlanma amacı zaten kurumların neden sponsor olmaları gerektiğini açıklamaktır. Ne zaman bu başlığı görsem, sayfa içerisinde bulunan yazıların tamamen kopyala-yapıştır olduğunu biliyorum. Hatta sayfa içerisinde barınan yazıların birçoğunun da yanlış olduğunu görüyorum. Bu başlığın olduğu bir sponsorluk dosyası amacına hizmet etmiyor!

Özellikle vergi indirimleri kesinlikle yanlış biliniyor. Bir sponsorluk dosyasında “zaten vergi indirimi bulunuyor” gibi bir içerik niye bulunur aklım almıyor. Sponsorluk bağış, yardım, destek veya hediye vermek değildir. Vergi indiriminin, kurumların sponsor olma kararlarını etkilemeyeceği aşikardır. Vergi konusu muhasebe departmanının işidir, sponsor olma kararını alacak kişinin değil!

Logonuzla Görünürlük Sağlarım

Sponsorluk haklarında sunulan, kurum logosunun çeşitli ölçeklerde çeşitli yerlerde bulunması tek başına asla yeterli değildir. Asıl önemli olan o logoların kuruma sağlayacağı etkidir. Kurumun logosunun, hiç etki etmeyecek bir alanda veya yüksek trafiğe sahip olmayan bir internet sayfasında bulunmasının hiçbir yararı yoktur. Görünürlük sadece bir mekanizmadır ve günümüzde çok da etkili değildir.

Sponsorlara daha yaratıcı ve onların ihtiyaçlarını karşılayacak sponsorluk hakları belirlemelisiniz. Sponsorluk haklarında yer alan her cümlenin detayını dosya içerisinde barındırmalısınız. Örneğin, internet sitesinde logo bulundurma konusunda şu seçenekler sunulabilir; İnternet sitesinde hangi sayfalarda, hangi ebatlarda, hangi sıralama ile hangi ölçekte bulunacak. Logo internet sitesine yönlendirilebilir yani tıklanabilir olacak mı? İnternet sitesinin aylık trafik verileri nedir? Bu örnekler arttırılabilir, asıl önemli olanın logo koymak değil; koyulan logonun sağlayacağı faydayı açıklamak olduğu unutulmamalıdır.

Ayrı Sayfalarda Sponsorluk Kategorileri

Özellikle, en sık karşılaşılan ve ısrarla hata olduğunu düşündüğüm sponsorluk kategorileri konusuna da değinmek isterim. Altın-Gümüş-Bronz gibi isimlendirilmiş ve bazı hakların seyrekleştirilmiş olduğu sponsorluk kategorileri konsept olarak hatalıdır. Bir de bu kategorilerde sunulan hakları ayrı sayfalarda sunmak okuyucunun işini gittikçe zorlaştırmaktadır. Ayrıca bu kategorilerde sunulan hakların birbiri içerisinde tutarlı olmasına da dikkat edilmelidir. Eğer seviye fark eden kategoriler bulunuyorsa bu kategorileri ve sunulan hakları tek bir tablo üzerinden karşılaştırmalı olarak sunabilirsiniz. Örnek olarak şuraya tıklayabilirsiniz.

Ancak yine de bu tablonun varlığı, aslında o dosyanın kurum özelinde hazırlanmamış olduğunun kanıtıdır. Eğer dosya kurum özelinde hazırlanmış olsa, sadece kurumun ilgilenebileceği hakların, kurumlar adına yararları ile birlikte sunulması gerekirdi. Sponsorluk hakları sayfası, sponsorluk kararı alırken kurumların en çok dikkat ettikleri sayfalardan birisidir.

Sponsorluk Bedelinin Olmaması

Bir sponsorluk dosyasında olmazsa olmaz bir diğer konu ise sponsorluk karşılığında talep ettiğiniz bütçedir. Sonuçta, kurumlardan ayni veya maddi anlamda bir beklentiniz bulunuyor ve kurumlar bu beklentiyi bilemezse sponsor olup olamayacaklarını kestiremeyebilirler. Kişilerin zamanını boşa harcamanıza gerek yoktur.

Sponsorluk bedelinin dosyada yer almamasının asıl sebebi, her kurumdan farklı bedeltalep edebilme özgürlüğünüzdür. Oysa, yukarıda bahsettiğim gibi kurum özelinde bir çalışma yapılırsa zaten bu bir özgürlük olmaktan çıkıp, değer yaratmaya başlar.

Sponsorluk bedelinin dosyada yer almamasının bir diğer nedeni ise aslında ne kadar bedel isteneceğinin bilinememesidir. Eğer yüksek bedel olursa kurumlar kaçabilir, düşük bedel olursa ciddiye alınmayabilir endişesi ile en doğru hareketin fiyat koymamak olduğu sanılmaktadır. Halbuki bu durum, sponsor arayanın maliyetlerine ve projenin değerine göre doğru fiyat belirleyemediğini ortaya koyar. Dosyada sponsorluk bedelinin bulunmaması profesyonellikten çok uzaktır.

Sosyal Sorumluluk Yanı Var

Sponsorluk dosyalarına projeden bağımsız olarak bir sosyal sorumluluk yanı olduğu eklenebiliyor. Sosyal sorumluluğu olmasının, kurumların sponsor olma kararlarını olumlu yönde etkileyeceği düşünülüyor. Kurumlar zaten kurumsal sosyal sorumluluk projelerini, bir etkinlik sahibinin projesinden bağımsız olarak gerçekleştiriyorlar. Bu durumda, eğer proje başlı başına bir sosyal sorumluluk projesi değilse; çeşitli sebeplerden ötürü kurumun ilgisini çekmeyecek bir sosyal sorumluluk projesini, kendi projenize entegre etmek çok da yararlı değildir.

Gazete Kupürlerini Eklemek

En sık karşılaşılan hatalardan birisi de medya gücünün temsil edildiği gazete kupürlerini dosya içerisine eklemektir. Eklenen gazete kupürleri, projenin yazılı basında yer aldığını temsil etmektedir. Sponsorlar için projenin basında ne kadar çıktığı değil; sponsorların ne kadar lanse edildiği önemlidir.

Eklenen gazete kupürleri de genellikle sadece başlığının okunabildiği, içerik kısmının çok küçük kaldığı için okunamadığı şekilde dosyada yer alır. Ayrıca pek çok basın bülteninde de sponsorların adı yer almaz. Bu sebeple gazete küpürlerinin kuruma olan yararı aslında yoktur.

Sadece gazete kupürü değil, geleneksel ve yeni medyanın tüm mecraları, medya gücünü tarif etmek için farklı bir şekilde kullanılabilir. Yazılı-Görsel basın ve internet basını kuruluşlarının logolarına dosyada yer vererek, talep halinde kupür vb. şeylerin paylaşılacağını belirtebilirsiniz.

Sonuç Olarak

Sponsorluk dosyalarını “yapmış olmak için yapmak” yerine, etkili bir şekilde kullanmak sponsor bulma konusunda sizlere yardımcı olacaktır. Proje ne kadar ilgi çekici olursa olsun, sponsorluk dosyası iyi değilse başarısız olma şansınız yüksektir.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…

H. Alper Koç